Proaktywność – modne słowo czy realne możliwości?

W zarządzaniu, tak jak i w każdej innej dziedzinie życia, często mamy do czynienia z nowymi trendami, zagadnieniami, produktami, metodami, jak również słownictwem, które szybko staje się modne i szeroko stosowane. Czasami jednak za tą modą nie kryje się nowa jakość, a powszechnie wykorzystywane słowa stają się wytrychami, które zgrabnie wpisują się w prezentacje, dokumenty czy rozmowy profesjonalistów, lecz w praktyce nie zawsze mają rację bytu. Jednym z często używanych obecnie w świecie biznesu słów jest PROAKTYWNOŚĆ. Sprawdźmy zatem, czy rzeczywiście możemy być proaktywni na co dzień, i co tak naprawdę to oznacza?

Słowo proaktywność najczęściej jest stosowane zamiennie z określeniem „podejmowanie inicjatywy”. Często też można spotkać się ze stwierdzeniem „proaktywne podejście do problemów”, które jest rozumiane jako przewidywanie nadchodzących trudności i przygotowywanie zawczasu rozwiązań kłopotliwych sytuacji. Jednak proaktywność w rzeczywistości wiąże się raczej z takim działaniem, które będzie prowadzić do braku powstawania problemów albo minimalizowania zakresu ich występowania. W związku z tym proaktywność tylko częściowo wiąże się z inicjatywą, a w większym stopniu z odpowiedzialnością za nasze życie i jego kształtowanie poprzez konkretne, przemyślane działania. Aby budować proaktywność, powinniśmy być zatem wyczuleni na to, co wydarza się w tych obszarach naszego życia, w których mamy wybór, oraz zwiększać obszary naszej decyzyjności. Jak pisze S. Covey, osoby proaktywne to przede wszystkim osoby świadome swojej odpowiedzialności za działanie, które nie obwiniają okoliczności, innych osób czy sytuacji za swoje zachowanie i postrzegają je jako świadomy wybór oparty na istotnych dla nich wartościach. Gdy rozłożymy na czynniki pierwsze angielskie słowo RESPONSIBILITY (odpowiedzialność) zauważymy, że zawiera ono dwa inne słowa: RESPONSE – odpowiedź, reakcja oraz ABILITY – możliwość. Oznacza to, że praktycznie w każdej sytuacji mamy możliwość wyboru tego, jak na nią zareagujemy, chociażby biorąc pod uwagę efektywne kierowanie naszymi emocjami.

W jaki sposób zatem możemy rozwijać naszą proaktywność i zwiększać wpływ na sprawy wokół nas? Warto rozpocząć tę drogę od stosunkowo prostych technik i ćwiczeń, które nic nie kosztują i są dostępne dla każdego.

Po pierwsze przyjrzyjmy się językowi, jakim komunikujemy się ze sobą w myślach, jak również z innymi osobami. Istnieje znacząca różnica pomiędzy językiem reaktywnym a proaktywnym. Osoby reaktywne, w przeciwieństwie do proaktywnych, pozwalają, aby inni ludzie albo okoliczności kierowali nimi, ich działaniami i emocjami, co odzwierciedla się w języku, jakim się komunikują. Zobaczmy, jak zmienia się nasza perspektywa i nastawienie, gdy używamy języka proaktywnego lub reaktywnego.

Język reaktywny

Język proaktywny

Nic z tym się nie da zrobić.

Jestem, jaki jestem.

On mnie tak strasznie denerwuje.

Oni się na to nie zgodzą.

Muszę.

Nie mogę.

Powinienem.

Gdyby tylko.

Zobaczmy, jakie mamy alternatywy.

Mogę spróbować podejść do tego inaczej.

To ja kontroluję moje emocje.

Popracuję nad ciekawą prezentacją.

Wolę.

Wybieram.

Zamierzam.

Zrobię.

Jak widać na przykładach, używając języka reaktywnego, wzmacniamy paradygmat, że ktoś kieruje nami z zewnątrz, a my sami niewiele możemy z tym zrobić. Dlatego chcąc zwiększać wpływ na nasze życie, rozpocznijmy od komunikowania się w proaktywny sposób i nieustannego poszukiwania w sobie siły sprawczej.

Ważne jest także to, aby w każdej sytuacji określać to, na co mamy wpływ i decydować o naszych reakcjach. Jak pisał V. Frankl: „pomiędzy bodźcem a reakcją jest przestrzeń do decydowania”. Potwierdzają to wyniki najnowszych badań struktury i funkcjonowania ludzkiego mózgu, które mówią że wystarczy tylko 8 sekund, aby przeanalizować bieżącą sytuację i dokonać wyboru, w jaki sposób na nią zareagujemy. Warto uczyć się wykorzystywać ten czas na swoją korzyść, zwłaszcza w sytuacjach trudnych albo stresogennych, aby mądrze kierować emocjami. Następnym razem gdy ktoś będzie chciał, abyście emocjonalnie zareagowali na sytuację, weźcie głęboki oddech i zatrzymajcie się na 8 sekund, zauważcie, co tak naprawdę się wydarza, a dopiero potem odpowiedzcie. Warto dodać, że dzięki tej technice zyskujemy także lepszą jakość naszych decyzji, gdyż wyciszamy układ limbiczny mózgu, oparty głównie na emocjach i silnych odczuciach, dopuszczając do głosu korę przedczołową, odpowiedzialną za strategiczne myślenie.

Jednak to jeszcze nie wszystko, co możemy zrobić, by budować naszą proaktywność. Z poziomu wewnętrznego możemy także przejść dalej, do poziomu planowania naszych działań, w odniesieniu do pełnionych przez nas ról. Aby to zrobić efektywnie w pierwszej kolejności należy przemyśleć i zidentyfikować swoje główne role, jakie pełnimy teraz. Na pewno jest ich więcej, niż tylko jedna. Następnie należy rozważyć każdą z nich i określić jej pożądany kształt, czyli to, w jaki sposób ma wyglądać. Aby budować proaktywność należy systematycznie i równomiernie rozwijać kluczowe role, aby żadna z nich nie została zaniedbana. Koncertując się tylko na jednej roli, na przykład menedżera, szybko zaburzymy harmonię działania, gdyż inne role zaczną pukać w nasze drzwi i domagać się uwagi. Dlatego najlepiej jest planować swoje zadania w perspektywie tygodnia, by nie zaniedbać żadnej z ważnych dla nas życiowych ról.

W umiejętnym zarządzaniu sobą i rozwijaniu swoich ról pomoże także korzystanie z tak zwanej Macierzy Eisenhowera.

Ćwiartka I

Ważne i pilne

Przykłady: zdarzenia kryzysowe, sprawy po terminie, zaniedbania, „naglące” problemy

Ćwiartka II

Ważne i niepilne

Przykłady: planowanie, szukanie rozwiązań i możliwości, budowanie relacji, rekreacja i wypoczynek, rozwój osobisty

Ćwiartka III

Nieważne i pilne

Przykłady: przerywanie pracy przez innych (i przez siebie), niektóre maile, telefony i spotkania, niektóre raporty, popularne aktywności

Ćwiartka IV

Nieważne i niepilne

Przykłady: „pożeracze czasu”, niektóre telefony i maile, niektóre przyjemności, które niewiele wnoszą do naszego życia

 

Szeregując według niej związane poszczególnymi rolami zadania i odpowiedzialnie pracując nad obszarem II ćwiartki, zmniejszamy liczbę pożarów do ugaszenia, czyli pilnych spraw, często odkładanych na potem, albo takich, wobec których zaniechaliśmy dobre przygotowanie. Co za tym idzie – proaktywnie zwiększamy liczbę spraw w naszym życiu, na które możemy mieć wpływ.

Proaktywne działanie nie jest zatem mitem i jest (nie tylko) przemijającą modą. Wprost przeciwnie, ma dla nas dużą wartość, którą warto nieść przez życie.

 

Marta Czerwiec
Główny Analityk
Dział Organizacji i Rozwoju Zawodowego
Biuro Zarządzania Kapitałem Ludzkim ARR